Première session à distance à l’IHEST

La session 9 du cycle national de formation 2019-2020 était programmé les 18 et 19 mai 2020.

Compte tenu de la situation sanitaire et de l’état de confinement en vigueur sur le territoire, l’IHEST et son partenaire Agropolis international ont souhaités proposer la réalisation à distance de cette session consacrée à Alimentation, agriculture et développement durable : faut-il repenser les systèmes alimentaires et pourquoi ?

Il s’agit là de la toute première expérience de formation à distance pour l’IHEST.

Comme beaucoup d’organisation l’IHEST a dû avec le confinement utiliser quotidiennement les outils de visioconférence qu’il utilisait depuis longtemps déjà de façon sporadique.
Lorsque dans le courant du mois d’avril la décision a été arrêtée entre l’IHEST et Agropolis international de tenter ensemble l’expérience de la session à distance, il restait à peine un mois pour identifier le support technique, en acquérir une certaine maîtrise et définir la façon dont il allait permettre de scénariser ces deux jours de formation à distance. Les possibilités d’expérimentation restaient limitées.
Un petit groupe de quatre collaborateurs s’est réuni pour organiser la réflexion, tester des applications, réaliser des comparaisons, définir les besoins, les souhaits, les ambitions pour la session.

Besoins, souhaits et ambitions

connecter ensemble une soixantaine de personnes (auditeurs, intervenants, organisateurs) pendant deux journées.
leur permettre de visionner des interventions enregistrées
permettre aux auditeurs de poser des questions aux intervenants pendant la diffusion de la vidéo
organiser des séances de réflexion en petits groupes
permettre aux auditeurs et auditrices de discuter librement en atelier
proposer différents modes d’intervention pédagogique pour éviter répétitions et lassitude
retrouver à distance, si possible, de la convivialité d’une session habituelle de l’IHEST
éviter aux auditeurs de passer d’une application à une autre ce qui aurait multiplié les risques d’incidents techniques
proposer aux utilisateurs à un système techniquement simple

Très clairement les besoins, les souhaits et l’ambition affichés n’étaient pas ceux d’une simple visioconférence ou d’un webinaire, avec chat et partage d’écran, mais ceux d’un outil permettant une proposition pédagogique beaucoup plus riche.

Déroulé de la session à distance

Les auditeurs en formation sont accueillis dans une zone informelle où chacun vérifie une dernière fois le bon fonctionnement de sa connexion où tous peuvent s’apercevoir, échanger quelques mots, entamer des conversation par chat ou en direct. La session à distance a débuté avec la diffusion de vidéos pré-enregistrées, ce qui a permis aux intervenants de répondre en direct sur un module chat aux interrogations des auditeurs. Un module de post-it a également été intégré pour la préparation des questions, ce qui a permis aux intervenants de trier ces post it virtuels et d’en dégager des thèmes pour organiser les réponses.

Les auditeurs ont également pu explorer des ressources mises à disposition par les chercheurs. Ils ont été répartis en 4 groupes dans des salles d’ateliers virtuelles.

Dans chaque groupe, le logiciel a permis de mettre en place :

un module de visioconférence
un affichage des consignes
un module de lien vers des ressources web choisies par les chercheurs
un module de notes partagées
une pendule pour attirer l’attention sur le respect des horaires les groupes étant autonomes
la possibilité pour les organisateurs de passer d’un groupe à l’autre
la possibilité à l’animateur d’envoyer un message pop up à tous les groupes simultanément, par exemple pour les avertir du temps restant

Au total 74 personnes dont 46 auditeurs sur les 48 de la promotion ont assisté à au moins une partie de la session

Quelques premières réactions d’auditeurs :

D’où il ressort que rien ne remplace la convivialité, les échanges formels et informels en face à face, mais que l’expérience est positive, ouvre des pistes d’évolution, voire d’innovation “géniale” et permet de pallier toute impossibilité de rencontre, pourvu que la dynamique de groupe ait été préalablement lancée grâce aux rencontres réelles.

Évidemment, cela ne remplacera jamais le présentiel. Nous avons pu réaliser cette session et c’est déjà une énorme satisfaction. Il faut aussi mesurer l’ampleur de ce type d’outil et le travail de l’équipe IHEST pour ce confort.

Le présentiel est toujours plus stimulant que le distanciel, même si la session 9 s’est déroulée de façon assez satisfaisante et interactive (à noter la séance des post-it virtuels assez amusante et la possibilité de poser des questions en ligne auxquelles les intervenants réagissaient en temps réel, car leur intervention vidéo était enregistrée auparavant).

Ces 2 jours de formation à distance ont été denses et ont permis d’acquérir des éléments et des connaissances sur le sujet avec le suivi de l’intervention des différents orateurs.

Le dispositif à distance était satisfaisant en lui-même avec possibilité de groupes, post it . bravo pour cette organisation en mode dégradé. En revanche le présentiel m’a énormément manqué dans les échanges formels et informels

Pour avoir un aperçu de cette session :